(2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。
(3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。
(4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。
8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用，“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所合各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。
主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，称之为“主体”有其道理。
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题； 如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。
用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、 “身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点。
8．1 眉首
8．1．1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。
并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。
编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。
本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未
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